|
|
 Bulk-OEM Registro General de Documentación |
|
|
 |
 |
| Software > Gestion >
Sectoriales > Ayuntamientos > Bulk-OEM >
Registro General de Documentación
|
|
| Facilita todo el proceso de registro de documentación y consulta del mismo de una manera fácil y eficaz |
|
|
|
 |
|
 |
|
| Garantía del fabricante: 2 años SAT (Servicio Técnico) |
|
|
Disponibilidad:  |
|
| |
|
| Características |
|
Esta es la última herramienta del mercado que les va a facilitar todo el proceso de registro de documentación y consulta del mismo de una manera fácil y eficaz, sin la necesidad de complicados cursos de formación, porque el manejo de las pantallas resulta intuitivo, cómodo y seguro.
Todas las pantallas están diseñadas coordinando los tamaños y colores adecuados para que el usuario permanezca en ellas cómodamente.
El proceso del registro de documentación es sencillo y completo.
Permite el acceso inmediato a cualquier año registrado.
Permite la consulta por cualquiera de los datos introducidos y cualquier combinación de estos.
Emisión del listado de los Libros con todos los datos de los documentos.
Generación automática del número de registro.
Asegura la integridad de la información.
Plataforma Monopuesto o Multiusuario.
Funciona bajo Windows a partir del 95.
Adaptabilidad automática a cualquier impresora.
Personalizado para cada Centro (Colegio, Ayuntamiento, etc) |
|
| Especificaciones |
|
Funcionamiento
La primera pantalla que aparece cuando ejecutamos la aplicación es la petición de la clave de acceso al sistema de registro de documentos. Teclearemos la clave y pulsaremos .La clave inicial es nula, y el usuario puede variarla cada vez que lo desee.
El cambio de la clave de acceso se realiza tecleando la clave actual. Aparecerá un nuevo botón con la leyenda . Si pulsamos dicho botón entramos en la pantalla donde introduciremos la nueva clave de acceso, que será la que se utilice a partir de ese momento si la confirmamos pulsando en el botón . La pulsación de suspende la introducción de la nueva clave y permite continuar con la clave anterior.
Después de la pantalla del cambio de clave se retorna a la pantalla inicial, en la que pulsaremos para comenzar el proceso de Registro.
La clave que se establezca será común para todos los usuarios de la Aplicación. Sin su conocimiento no será posible realizar la puesta en marcha del programa.
Después de pasar la pantalla de petición de clave de acceso, lo que aparece es la Pantalla Principal, que consta de un menú de ventanas desplegables.
En esta pantalla también encontramos el año del Libro de Registro que deseamos utilizar y la etiqueta que identifica al Organismo.
Las opciones que encabezan el menú desplegable son:
Selección Registro.-
Permite reelegir el año del Registro al que acceder y seleccionar el Libro de Entrada o el de Salida. Este año no tiene límite, al igual que no tiene límite el número de años que podemos manejar.
Cuando la aplicación se pone en marcha visualiza el año de la fecha actual, que es la que toma por defecto para el Registro. Si este año deseamos modificarlo, lo único que debemos hacer es teclear el que nos interesa. Otra opción es desplegar la ventana y acudir a la primera opción de la misma.
Impresión.-
Establece la posibilidad de elegir la impresión del Libro de Entrada o de Salida del año seleccionado.
Tablas.-
Despliega las opciones para el relleno de las tablas que contienen datos repetitivos para la especificación del tipo de documento, los destinos más habituales de los documentos y los orígenes de los documentos que se repitan con frecuencia, ahorrando tiempo de tecleo.
Procesos Auxiliares.-
Utilidades para la optimización del almacenamiento de los datos.
Salir.-
Finaliza el uso de la aplicación.
Los dos puntos siguientes de este menú son el establecimiento del Libro sobre el que deseamos trabajar, bien el Libro de Entradas o bien el de Salidas. Desde este menú será desde donde iremos permutando el acceso a un libro o a otro, de acuerdo a la información que estemos tratando.
Pantalla de captura de Datos del Registro de Entrada.-
Número de Registro.-Es el número que en secuencia le corresponde. No es posible la duplicación del mismo. Es generado automáticamente.
Fecha de Entrada.-Es la fecha de Registro de Entrada del documento. No es posible registrar el documento con este campo vacío.
Hora.-Es la hora de registro. Viene dada en horas y minutos. Su cumplimentación es opcional.
Fecha del Documento.-Es la fecha del documento que estamos registrando.
Clase de Documento.-Es el tipo del documento que estamos registrando. Este dato puede ser tecleado o vertido desde el propio campo pulsando el botón que abre las opciones disponibles en la tabla correspondiente.
Procedencia.-En este campo introducimos la identificación de la procedencia del documento. Puede ser utilizado para especificar organismos, poblaciones, provincias, etc, según convenga. Este dato puede se tecleado o vertido desde el propio campo pulsando el botón que abre las opciones habilitadas en la tabla correspondiente.
Remitente.-Especificaremos en este lugar la identificación del remitente, si procede.
Destino del Documento.-En este campo introducimos la identificación del departamento al que va destinado el documento dentro del organismo. Este dato puede se tecleado o vertido desde el propio campo pulsando el botón que abre las opciones habilitadas en la tabla correspondiente.
Referencia.-Aquí especificaremos la referencia del documento que estamos procesando.
Claves de Localización.-Este campo será utilizado para especificar aquellas palabras que consideremos claves para definir el contenido del documento, permitiendo con ello acceder a todos los documentos relacionados con un tema en concreto o con un grupo de temas.
Extracto del Contenido.-Es el lugar donde vamos a resumir el contenido del documento.
Pantalla de captura de Datos del Registro de Salida.-
Número de Registro.-Es el número que en secuencia le corresponde. No es posible la duplicación del mismo. Es generado automáticamente.
Fecha de Salida.-Es la fecha de Registro de Salida del documento. No es posible registrar el documento con este campo vacío.
Hora.-Es la hora de registro. Viene dada en horas y minutos. Su cumplimentación es opcional.
Fecha del Documento.-Es la fecha del documento que estamos registrando.
Clase de Documento.-Es el tipo del documento que estamos registrando. Este dato puede ser tecleado o vertido desde el propio campo pulsando el botón que abre las opciones disponibles en la tabla correspondiente.
Destino.-En este campo introducimos la identificación del destino del documento. Puede ser utilizado para especificar organismos, poblaciones, provincias, etc, según convenga. Este dato puede se tecleado o vertido desde el propio campo pulsando el botón que abre las opciones habilitadas en la tabla correspondiente.
Destinatario.-Especificaremos en este lugar la identificación del destinatario, si procede.
Procedencia del Documento.- En este campo introducimos la identificación del departamento que ha generado el documento dentro del organismo. Este dato puede se tecleado o vertido desde el propio campo pulsando el botón que abre las opciones habilitadas en la tabla correspondiente.
Referencia.-Aquí especificaremos la referencia del documento que estamos procesando.
Claves de Localización.-Este campo será utilizado para especificar aquellas palabras que consideremos claves para definir el contenido del documento, permitiendo con ello acceder a todos los documentos relacionados con un tema en concreto o con un grupo de temas.
Extracto del Contenido.-Es el lugar donde vamos a resumir el contenido del documento.
La consulta de datos, tanto en el Registro de Entrada como en el de Salida la haremos dejando en blanco todos los campos y a continuación rellenando con la información conocida de los documentos a buscar los campos correspondientes, pulsando a continuación el botón .
El desplazamiento por los registros lo realizamos utilizando los botones indicados con flechas dependiendo del sentido de desplazamiento. El proceso de búsqueda finalizará pulsando en botón que aparecerá al efecto.
Impresión.-
Desde este menú accedemos a las opciones de impresión de los Libros de Registro.
Posibilita imprimir el Libro de Entrada o el de Salida del año que se ha seleccionado.
Impresión del Registro de Entrada.-
La impresión del Registro de Entrada permite plasmar sobre soporte de papel el Libro Oficial correspondiente a las fechas especificadas, permitiéndonos establecer dos opciones; la impresión de los documentos ordenada por Departamentos de nuestro Organismo y establecer si deseamos imprimir el extracto del contenido de los documentos.
Si establecemos la opción de impresión por departamentos, nos va a permitir distribuir a cada uno de esos departamentos la relación de toda la documentación que ha sido registrada para cada departamento entre las fechas que establezcamos, posibilitándoles a estos el cotejo de dicha documentación.
Impresión del Registro de Salida.-
La impresión del Registro de Salida permite plasmar sobre soporte de papel el Libro Oficial correspondiente a las fechas especificadas, permitiéndonos establecer la opción de imprimir el extracto del contenido de los documentos.
Tablas.-
Este menú posibilita al usuario el acceso a las tablas de Tipos de Documentos, de Destinos más habituales y de Orígenes más frecuentes, con el fin de generar entradas automatizadas en los campos correspondientes de las pantallas de entrada de datos, tanto en el Registro de Entrada como en el de Salida.
Tabla de Clases de Documentos.-
Cuando deseamos establecer los Tipos de Documentos que vamos a manejar, estos podemos fijarlos en esta tabla, lo cual nos permitirá tenerlos disponibles para las pantallas de captura de datos del Registro y ahorrar en tiempo de tecleo, además de imposibilitar los errores mecanográficos. Antes de comenzar a funcionar con la aplicación, es muy útil establecer los tipos de documentos que vamos a manejar habitualmente, pudiendo modificarlos, añadir nuevos o borrar los obsoletos.
Tablas de Destinos.-
Estableceremos en estas tablas los departamentos de nuestro Organismo en el caso de Entrada de Documentos, para facilitar la distribución de los mismos, y los destinos más habituales a los que se dirige la documentación en el caso del Registro de Salida.
El uso de estas tablas nos permitirá tener esta información disponible para las pantallas de captura de datos del Registro y ahorrar en tiempo de tecleo. Toda la información que incluyamos en esta tabla puede ser ampliada, modificada y borrada.
Tabla de Orígenes.-
Estableceremos en estas tablas los Organismos de los que habitualmente recibimos documentación, en el caso del Registro de Entrada, y los departamentos de nuestro Organismo de los que parte la documentación en el caso del Registro de Salida. Esta información será utilizada en las pantallas de captura de datos del Registro y ahorrar en tiempo de tecleo. Toda la información que incluyamos en esta tabla puede ser ampliada, modificada y borrada.
Información para Usuarios.-
Detalle de información para la resolución de dudas y problemas en el uso de la Aplicación.
Reparar y Compactar Datos.-
Estas opciones deberán ejecutarse cuando los datos se hayan deteriorado debido a cualquier causa externa a la Aplicación, como picos de tensión, cortes de energía, salida fallida de la aplicación etc.
Para que estas opciones se encuentren operativas no debemos haber seleccionado ningún año de registro.
Es condición indispensable para que estos procesos puedan ejecutarse que no se encuentre trabajando con los datos ningún usuario. |
|
|
| |
|
|
 |
 |
 |
 |
| Suscríbete a nuestro boletín informativo |
|
|
|
 |
 |
 |
 |
|
Ocasión
