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 Bulk-OEM Gestión de Inventario |
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Gestión de Inventario
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| aplicación informática para la automatización del proceso de gestión del Inventario de Bienes de Propiedad Municipal |
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| Garantía del fabricante: 2 años SAT (Servicio Técnico) |
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Disponibilidad:  |
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| Características |
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Se ha diseñado esta aplicación informática para la automatización del proceso de gestión del Inventario de Bienes de Propiedad Municipal. de acuerdo a las directrices marcadas por el Real Decreto 1372/1986, de 13 de junio, por el que se aprueba el reglamento de Bienes de las Entidades Locales (B.O.E. de 7 de julio de 1986).
El proceso de la información viene determinado en el capítulo III, sección primera de la referida Ley, en la que se establece el modo en el que las Entidades Locales deben llevar a cabo el inventario de sus Bienes.
Teniendo en cuenta los epígrafes en los que se incluyen los Bienes, para cada uno de ellos se ha personalizado el tratamiento de la información, recogiendo todos los datos que se consignan en la Ley e incluyendo algunos más que se han estimado importantes o interesantes para la perfecta ubicación de cada Bien.
Los epígrafes incluidos son Bienes Inmuebles, Derechos Reales, Muebles de carácter Histórico-Artístico o considerable valor económico, Valores Mobiliarios, Créditos y Derechos de Carácter Personal de la Corporación, Vehículos, Semovientes, Bienes y Derechos Revertibles, Muebles no comprendidos en los apartados anteriores.
Se trata de una aplicación de muy sencillo manejo, intuitiva y eficaz.
Se trata de una aplicación muy fácil de manejar y para la que no se requieren conocimientos especiales.
Se han tratado de automatizar al máximo todos los procesos, de tal forma que se reduzca al máximo la labor del usuario, así como minimizar el número de errores y evitar la inconsistencia de la información.
Funciona a la perfección en entorno MultiUsuario. |
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| Especificaciones |
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Funcionamiento
La primera pantalla que aparece es la de petición de la clave de acceso a la aplicación. Si existe clave de acceso, la tecleamos y pulsaremos . Si no tenemos establecida dicha clave, tenemos dos opciones; una es entrar en el programa pulsando el botón ; y la otra es establecer una clave de acceso pulsando .
Si deseamos cambiar la clave de acceso, debemos teclear la clave actual, pulsar y pulsar el botón , que aparecerá en ese momento. Al pulsar en este botón se nos permitirá la introducción de una nueva clave para acceder a la aplicación.
Después de superar la pantalla de acceso, encontramos la pantalla del menú principal, donde aparecen un conjunto de botones que nos guiarán por los diferentes apartados de la aplicación, tanto de gestión de los diferentes epígrafes del Inventario.
Los botones que encontramos son los siguientes:
Bienes Inmuebles, Derechos Reales, Muebles de carácter Histórico-Artístico o considerable valor económico, Valores Mobiliarios, Créditos y Derechos de Carácter Personal de la Corporación, Vehículos, Semovientes, Bienes y Derechos Revertibles, Muebles no comprendidos en los apartados anteriores, Otros Procesos, Identificación y Finalizar.
Al entrar por primera vez en el programa, lo primero que debemos hacer es establecer la Identificación de nuestro Ayuntamiento.
BIENES INMUEBLES.-
Desde esta pantalla se gestiona este epígrafe del inventario.
El registro del Bien en cuestión comienza por el Número de Inventario asignado. Se trata de un número de diez dígitos completados con ceros a la izquierda que se rellena de manera automática. A continuación aparece el campo donde se refleja el Tipo de Inmueble del que se trata. Por dar más flexibilidad a la aplicación se permite el libre tecleo del usuario. El siguiente campo refleja la Naturaleza del Inmueble. Se trata de dos listas desplegables en las que se refleja si es Patrimonial, Comunal o de Dominio Público y en este último caso si se trata de un Servicio Público o es de Uso Público. El siguiente campo también es una lista desplegable que contiene la Naturaleza Urbanística, ya sea Urbana o Rústica. A partir de aquí será el usuario quien elija los campos que va a rellenar dependiendo del Tipo de Inmueble del que se trate. Están contempladas todas la posibilidades para registrar cualquiera de los Bienes Inmuebles que puedan surgir a lo largo del proceso de inventariado.
El resto de los campo permiten reflejar la información de la vía pública en la que se encuentra, los números que abarca, el paraje, polígono y parcela de ubicación catastral, los linderos y la superficie. Si es un edificio, sus características, los datos constructivos y estado de conservación. En el caso de caminos, sus límites, longitud y anchura. También podemos reflejar la clase de aprovechamiento que disfruta el inmueble, título de atribución, signatura de inscripción en el registro de la propiedad, destino y acuerdo que lo han dispuesto, derechos reales constituidos a su favor, derechos reales que gravan la finca, frutos y rentas que produce, fecha de adquisición, coste de adquisición, coste de inversiones y mejoras, valor de una posible venta, fecha de la última actualización de la información del registro, un campo de observaciones, la signatura del archivo físico donde se encuentra almacenada la información documental del Bien que estamos tratando y por último, tres campos donde podemos indicar la ubicación de las fotografías del inmueble.
DERECHOS REALES
El registro por el Número de Inventario asignado. Se trata de un número de diez dígitos completados con ceros a la izquierda que se rellena de manera automática. A continuación aparece el campo donde se indica el inmueble afectado , y después , en el siguiente campo describiremos el contenido del derecho. El siguiente campo refleja la Naturaleza del Derecho. Se trata de dos listas desplegables en las que se refleja si es Patrimonial, Comunal o de Dominio Público y en este último caso si se trata de un Servicio Público o es de Uso Público. A continuación indicaremos el Título de Adquisición del Derecho, la Signatura de Inscripción en el Registro de la Propiedad, la Fecha de Adquisición del Derecho, el coste de Adquisición y Valor Actual si procede, los Frutos y Rentas que produce, la Fecha de la Última Actualización y la Signatura del archivo donde se encuentra almacenada la documentación física del Bien referido. Por último y como en todos los registros, disponemos de un campo de Observaciones y de tres campos donde indicaremos la ubicación de los documentos gráficos de los que disponemos del bien referido.
MUEBLES DE CARÁCTER HISTÓRICO, ARTÍSTICO O DE CONSIDERABLE VALOR ECONÓMICO.-
En este epígrafe almacenamos el Número de Inventario y Tipo de Mueble afectado, la Naturaleza del mismo, con dos listas desplegables en las que se refleja si es Patrimonial, Comunal o de Dominio Público y en este último caso si se trata de un Servicio Público o es de Uso Público. Seguidamente se Describe el Bien, la persona encargada de su custodia y el lugar donde se encuentra depositado. Hemos de indicar la razón del especial valor del Bien, la fecha de adquisición, el coste de adquisición, la fecha de la última actualización del registro, el valor actual, la signatura del archivo donde se halla la documentación original y las unidades iniciales y las actualmente existentes. Por último tenemos la posibilidad de establecer las observaciones o comentarios que deseemos en el campo habilitado al efecto y también de establecer los paths a las fotografías del bien referenciado.
VALORES MOBILIARIOS.-
Comienza con el Número de Inventario y como en todos los epígrafes manteniendo el formato de diez dígitos completado con ceros a la izquierda, luego se especifica el Tipo de Valor, la Entidad Emisora y la Serie y Numeración. El resto de los campos son el Lugar de Depósito, la Fecha de Adquisición, Coste de Adquisición, Capital Nominal, el Valor Efectivo y la última Fecha de Actualización de la información. También tenemos un apartado en el que se reflejan los Frutos y Rentas que produce el Valor referido, además se especificarán las unidades iniciales y las existentes, así como la Signatura del Archivo donde se encuentra la documentación original que estamos refiriendo. Como en todos los epígrafes y para todos los Bienes disponemos de un campo de Observaciones donde incluir cualquier comentario que consideremos oportuno. Los tres últimos campos referirán los paths donde se encuentran los archivos gráficos (documentación scaneada) del valor o valores referenciados.
CRÉDITOS Y DERECHOS DE CARÁCTER PERSONAL DE LA CORPORACIÓN.-
Se inicia el registro con el Número del Inventario seguido de la descripción del Tipo de Crédito o Derecho, a continuación tenemos un cuadro de texto en el que se especifica el Concepto del Crédito o Derecho referenciado y en los dos siguientes campos el Nombre del Deudor y el Título de Adquisición. Los siguientes campos son la Fecha de Adquisición, el Valor económico, la Fecha de Vencimiento y la Fecha de Actualización, la Signatura del Archivo donde se encuentra la documentación original, los campos de las direcciones de almacenamiento de los archivos gráficos del scaneo de los documentos y por último el campo de Observaciones.
VEHÍCULOS
Los campos de inventario de los vehículos registrados comienzan por el Número de Inventario, sigue por el Tipo de Vehículo y el Tipo de Tracción con una lista rotativa que nos permite seleccionar entre Mecánica, Manual o Animal, a continuación la Matricula y la Marca y el Modelo. Los siguientes datos son la Fecha de Adquisición, Coste de Adquisición, Valor Actual, Fecha de Actualización, el campo de Observaciones, la Signatura del Archivo donde se encuentra almacenada la documentación del vehículo y los tres campos en los que se incluirán los paths de las ubicaciones físicas de los archivos gráficos del vehículo.
SEMOVIENTES.-
Iniciamos el registro con el Número de Inventario que mantiene el formato de todas las opciones anteriores, a continuación se especifica la especie del semoviente y en el siguiente campo de texto especificamos las marcas identificativas de los mismos. También reflejaremos en los campos habilitados al efecto el nombre de la persona encargada de la guarda y el lugar donde se realiza dicha guarda. Como en todos los registros de todos los epígrafes del Inventario, finaliza la información registrada con el campo de observaciones, la Signatura del Archivo donde se almacena la información física del Bien inventariado y las tres líneas de texto que contendrán las ubicaciones de los archivos gráficos del Bien.
MUEBLES NO COMPRENDIDOS EN LAS OPCIONES ANTERIORES.-
Como siempre, es el Número de Inventario el que encabeza el registro, en este caso seguido de la descripción del Tipo de Mueble. Después encontramos dos líneas de texto identificadas como Ubicación Mayor y Ubicación Menor. Estas especificaciones se utilizarán para situar el mueble en cuestión. Vamos a suponer que se trata de una farola cromada de tres brazos. Deberemos decir que la ubicación Mayor es la Calle Herrerías y la ubicación Menor es Parque de las Fuente. Otro ejemplo; un sillón reclinable marca sf de color verde; ubicación Mayor: Escuelas Municipales; ubicación Menor: Sala de Juntas. Este sería el uso de esos dos campos.
Después de establecer la ubicación del Bien realizaremos una descripción del mismo, indicamos la fecha de Adquisición, el Coste y la fecha de Actualización. También indicaremos las Unidades Iniciales y las Unidades Actualmente Existentes. Finalizaremos con el campo de Observaciones, la Signatura del Archivo físico donde se encuentra la documentación del Bien y los campos para señalar la ubicación de los archivos gráficos.
BIENES Y DERECHOS REVERTIBLES.-
Encabeza este epígrafe el Número de Inventario y seguidamente figura el Tipo de operación realizada sobre el bien. Esta operación es seleccionable de una lista en la que se elegirá entre Cesión , Concesión o Arrendamiento. A continuación se debe indica mediante la selección de una lista cuál es el epígrafe al que pertenece el Bien sobre el que vamos a realizar la operación y también deberemos especificar el Número de Inventario que posee el Bien en dicho Epígrafe. Los dos siguiente cuadros de texto se utilizan para indicar quién es el Receptor del Bien y el Período de Vigencia de la operación realizada. Má adelante indicaremos la fecha en la que se ha realizado la operación, la Causa de la Operación, la fecha en la que se producirá la Reversión del Bien y la Causa de Reversión. En los siguiente cuadros de texto describiremos los derechos del Ayuntamiento y los del Receptor del Bien sobre la operación realizada. Finalizaremos el registro con la Valoración de la Operación, la fecha de la última actualización de la información, la Signatura del Archivo donde se encuentra la información física del registro actual y el campo Observaciones, donde incluiremos cualquier comentario sobre los datos del registro.
CONTROL DE LA INFORMACIÓN.-
El proceso de control de la información es similar en todos los epígrafes de esta aplicación de Control de Inventario.
En la parte inferior de la pantalla aparecen una serie de controles que nos sirven para gestionar la información del registro que tenemos en pantalla.
Grabación de Información.-
El botón graba en el sistema el registro sobre el que estamos posicionados, Bien sea una alta nueva o una actualización o modificación del registro de inventario en cuestión. El alta será reflejada en el Histórico de Movimientos del Inventario.
Borrado de un Registro.-
El botón elimina definitivamente de nuestro disco el registro sobre el que nos encontramos. Aunque la opción de borrar un registro del inventario sin necesidad de darlo de baja también está disponible ( salvo cuando el registro consultado pertenece al Histórico del Inventario) con el botón , no deja de ser una peligrosa opción de trabajo. Antes de eliminar un registro siempre nos pedirá la confirmación de que realmente deseamos hacerlo, con lo que evitaremos el borrado accidental.
Salir del Epígrafe.-
El botón hace que se abandone esta pantalla volviendo a la visualizada con anterioridad.
Modificar o Actualizar un Registro de Inventario.-
Las modificaciones que deseemos realizar sobre un registro inventariado se realizan sobre la misma pantalla de consulta. Si esta modificación afecta como variación a la información del Bien del que se trate, deberemos reflejar en el registro la fecha en la que se ha producido la actualización de dicha información. A continuación pulsaremos el botón . La modificación es reflejada en el Histórico del Inventario de ése epígrafe si así lo indicamos.
Bajas en el Inventario.-
Si deseamos reflejar una baja de un Bien en el inventario simplemente pulsaremos el botón que nos llevará a la pantalla de Datos de la Baja, en la que reflejaremos la causa de la baja y la fecha en la que se produce. Si el Bien que estamos refiriendo está inventariado por medio de unidades, la baja debe realizarse indicando el número de unidades que damos de baja. El número de unidades a dar de baja, se descontará automáticamente del número de unidades inventariadas. Si el Bien referido no se contabiliza con unidades, si no que se trata de Bienes Únicos, al darlo de baja se producirá la baja total, con lo cual dicho Bien pasará en ese momento a formar parte del Histórico de Inventario, desapareciendo del Inventario Actual. Si el Bien que estamos dando de baja se contabiliza en unidades, la baja total únicamente se producirá si damos de baja todos las unidades que queden en el Inventario Actual, si no la baja será parcial y el Bien inventariado permanecerá en el Inventario Actual, pasando al Histórico únicamente el movimiento de baja parcial.
Histórico.-
Si deseamos ver el Histórico del Inventario sobre el que estamos trabajando, es decir, los movimientos de los Bienes que estuvieron dados de alta alguna vez, pulsaremos el botón . En el Histórico de Inventario es donde se acumula la historia de los movimientos producidos en el Inventario Municipal de cada epígrafe. Al pulsar el botón aparecerá una parrilla conteniendo todos los registros acumulados en ese estado. Si deseamos pormenorizar en alguno de ellos, simplemente realizaremos un click sobre el mismo o lo seleccionaremos pulsando , con lo que dicho registro aparecerá en pantalla con todos los datos que tenía en el momento de producirse el movimiento. La información sobre el movimiento en cuestión aparece en la esquina inferior izquierda de la pantalla. De dicho registro podemos acceder a los datos de la baja o modificación o alta producida y a los documentos gráficos que poseamos del Bien.
Ver Bajas.-
Para ver las Bajas de un determinado Bien pulsaremos el botón , que nos permite acceder a la Baja del registro que se encuentra en pantalla, Bien sea un registro del Inventario Actual o un registro contenido en el Histórico del Inventario.
Si el registro existe en el Inventario Actual aparecerá una parrilla con tantas líneas como registros de baja se hayan procesado. En dicha parrilla aparecen los diferentes registros indicando las causas de la baja, fechas de la bajas y unidades eliminadas (sólo en el caso de que el Bien esté contabilizado en unidades). Si el registro no existe en el inventario actual, deberemos ver el Histórico, seleccionar el registro en la parrilla y a continuación pulsar el botón . La información visualizada es la misma que la descrita anteriormente.
Ver Fotografías (Ver Copias).-
Si deseamos ver la información gráfica de un Bien inventariado pulsaremos el botón (o ). Esto nos llevará a una pantalla en la que aparecerán hasta tres fotografías del Bien que tuviéramos seleccionado en pantalla y que hubiéramos grabado previamente los archivos gráficos indicando su nombre y ubicación.
Búsqueda de Información.-
Si deseamos localizar cualquier registro podemos hacerlo directamente escriBiendo su Número de Inventario. Si deseamos realizar un consulta completa del Epígrafe del Inventario con todos sus registros, debemos dejar en blanco el Número de Inventario, pulsar y aparecerá una parrilla en la que se mostrarán todos los Bienes de ese epígrafe. Para seleccionar uno y dejarlo presente en la pantalla simplemente lo señalaremos mediante un click con el ratón o mediante el cursor y pulsando y la parrilla se cerrará, manteniendo en pantalla el registro seleccionado.
Una poderosa herramienta de consulta de la que disponemos es la opción . Para localizar cualquier registro no teniendo el Número de Inventario, rellenaremos únicamente los campos cuyo contenido conozcamos y a continuación pulsaremos el botón . La información del Inventario que coincida con la información proporcionada será la que se filtre y pueda ser accedida hasta que dicho filtro sea cerrado, ya sea borrando la pantalla o pulsando en el botón que habrá aparecido al efecto con la leyenda .
Desplazamiento por los registros del Epígrafe.-
Existen dos controles habilitados. Un juego de cuatro botones que nos permiten ir al primero, ir al último, ir al anterior e ir al siguiente registro, y una barra de deslizamiento que facilita el desplazamiento por la secuencia de registros almacenados.
El borrado de la pantalla se realiza pulsando la tecla o pulsando con el ratón sobre la silla del Número de Inventario. Si pulsamos con el ratón sobre el número de inventario viniendo desde otro campo, en aquel aparecerá el siguiente Número de Inventario que deberá ser asignado.
La generación de un nuevo Número de Inventario se realiza al entrar en el epígrafe (salvo la primera vez que será el usuario quien asigne el primer número a partir del cual comenzará la generación de los sucesivos), después de grabar un registro de inventario y después de borrar la pantalla y cuando se “cliquea” sobre el campo del Número de Inventario, que además inicializa la pantalla.
LISTADOS E IMPRESOS.-
Dentro de cada epígrafe podemos acceder a diferentes listados del inventario
Las posibilidades que se nos brindan son Listado del Inventario, Listado del Histórico, Listado de Bajas, Impresión de Ficha y Certificado de Impresión.
Al activar la opción de Listado del Inventario se abre una ventana en la que se nos ofrecen varias posibilidades para indicar el tipo de listado que deseamos imprimir. Estas posibilidades son la de establecer el rango de números de inventario que deseamos listar. Otra posibilidad es establecer como requisito del listado el rango de fecha de adquisición de los Bienes que vamos a listar. Y por último indicar las fechas de actualización como referencia de aquellos Bienes inventariados que se listen. También se nos permite elegir el Tipo de Listado que deseemos imprimir, esto es, Listado Reducido o Listado Ampliado. El Listado Reducido contiene la información básica de cada Bien para poder identificarlo y ubicarlo, por el contrario, el Listado ampliado contiene toda la información almacenada de cada uno de los bienes inventariados que aparecen en el listado. Después de haber seleccionado el rengo de los Bienes a listar y el tipo de listado procedemos a indicar el tipo de ordenación que se adapte a nuestros intereses, estas ordenaciones pueden establecerse por Número de Inventario, por Fecha de Adquisición o por Fecha de Actualización.
El Listado del Histórico funciona de manera similar al anterior con la diferencia de estar refiriéndose al listado de los movimientos de altas, bajas o modificaciones producidos en determinadas fechas o sobre determinados números de inventario.
Otro de los listados al que accedemos para cada epígrafe es el Listado de Bajas, donde especificaremos las fecha de baja de los Bienes que deseamos listar. Se emitirá un listado que contenga toda la información de los Bienes que se han dado de baja entre las fechas indicadas, imprimiendo los datos del Bien y el número de unidades dadas de baja (en aquellos Bienes que se inventaríen por unidades) y la causa de la baja.
La impresión de la Ficha Individual de un determinado Bien inventariado también es posible imprimirla desde la pantalla de datos del epígrafe donde nos encontremos. Pulsando sobre esa opción se imprimirá toda la información del Bien que en ese momento se encuentre visualizado en la pantalla.
Por último, en las opciones de impresión, se nos facilita la impresión del Certificado de Inscripción en el Inventario de Bienes Municipales dentro del epígrafe que le corresponda. En este certificado se especifican todas las características reseñables del Bien en cuestión, que será el que en ese momento se encuentre en proceso de visualización en pantalla. |
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